Creșterea productivității muncii: o provocare cu potențial transformațional pentru business-uri

Productivitatea poate fi atât un obiectiv personal, cât și unul de business. Ne-am dori să facem nu doar ce și cât ne-am propus, ci chiar mai mult decât atât, însă pentru acest lucru avem nevoie de metodologii, instrumente și un mediu de lucru potrivit. În zona de business, productivitatea este un parametru esențial pentru dezvoltare și creșterea veniturilor, motiv pentru care stimularea ei reprezintă, de asemenea, o prioritate.

Creșterea productivității muncii: principalele provocări

Competitivitatea și eficiența economică sunt alimentate, în primul rând, de productivitate. Creșterea productivității este așadar esențială, însă atingerea ei nu este lipsită de provocări – unele sunt mai dificil de depășit decât altele.

Creșterea productivității muncii: de ce nu suntem suficient de productivi?

Productivitatea este influențată de un cumul de factori: atât personali, cât și de mediu, atât subiectivi, cât și obiectivi. În consecință, și lipsa productivității poate avea numeroase cauze: 

• Lipsa de motivație

Angajații demotivați tind, în mod firesc, să fie mai puțin productivi. De cele mai multe ori, lipsa motivației vine dintr-o altă lipsă: a recunoașterii meritelor, a recompenselor inadecvate și a unei culturi organizaționale negative.

• Instrumente și tehnologii inadecvate

Utilizarea unor instrumente și tehnologii depășite sau ineficiente poate încetini considerabil fluxul de muncă și poate duce la erori repetate, scăzând, în fond, productivitatea. 

• Lipsa de abilități și absența formării continue

Fără instruirea necesară și dezvoltarea continuă a abilităților, angajații nu pot să-și îndeplinească sarcinile în mod eficient și să se adapteze la noile cerințe ale pieței.

• Practici de management nepotrivite

Un management ineficient poate duce la o planificare slabă, o delegarea incorectă a sarcinilor și o comunicare deficitară, toate conducând la scăderea productivității.

• Stres și epuizare

Nicio persoană aflată pe marginea prăpastiei numită „burnout” nu mai poate fi productivă. Nivelurile ridicate de stres și epuizarea profesională pot diminua semnificativ capacitatea angajaților de a lucra eficient și de a menține o performanță constantă. Din păcate, acestea sunt tot mai prezente, iar măsurile luate rareori suficiente. 

• Structuri organizatorice rigide 

Angajații sunt cel mai aproape de definirea mediului de lucru. Dacă ar fi consultați mai des și ascultați mai mult, cu siguranță ar putea veni cu idei inovative de îmbunătățire a metodelor de lucru. Din păcate, însă, în multe cazuri, procedurile birocratice și structurile organizaționale inflexibile reprezintă o piedică în acest sens. 

Cunoașterea cauzelor lipsei de productivitate este foarte importantă, pentru că acesta este locul din care creșterea ei ar trebui să pornească. Oricât de creative și inovative ar fi soluțiile propuse, dacă ele nu atacă însăși rădăcina problemei, rezultatele dorite vor întârzia să apară.

Creșterea productivității muncii: cele mai eficiente metode pentru a o obține

În această perioadă în care productivitatea este pe buzele și lista de obiective a tuturor, identificarea celor mai eficiente metode pentru a o atinge devine un aspect de interes major. Dincolo de profitabilitate, productivitatea este importantă și pentru starea de bine a angajaților, care vor lucra mai eficient și cu mai multă dedicare într-un mediu mai plăcut, mai puțin stresant și în care rezultatele obținute sunt mai bune și mai rapide.

• Investiții în tehnologie

Implementarea de tehnologii moderne și integrarea de instrumente digitale poate automatiza sarcinile repetitive și reduce erorile, permițând angajaților să se concentreze pe activități care să aducă mai multă valoare business-ului.  

• Formare și dezvoltare profesională continuă

Oferirea de programe de formare continuă și oportunitățile de dezvoltare profesională ajută angajații să-și îmbunătățească în permanență abilitățile. Datorită lor, și business-ul va rămâne competitiv și va prospera.

• Motivarea angajaților

Crearea unui sistem de recompense și recunoaștere poate crește moralul și motivația angajaților. Feedback-ul constructiv și încurajarea luării de inițiativă contribuie, de asemenea, la crearea unui mediu de lucru care să stimuleze productivitatea.

• Management eficient

Este esențial ca liderii să fie accesibili și să își sprijine echipele în atingerea obiectivelor setate. Un management eficient este un ingredient important în procesul de creștere a productivității.

• Îmbunătățirea condițiilor de lucru

Asigurarea unui mediu de lucru sănătos, confortabil și echipat corespunzător contribuie la reducerea stresului, crescând productivitatea. Pauzele regulate și flexibilitatea programului de lucru s-au dovedit a fi foarte importante în îmbunătățirea performanțelor angajaților. 

• Încurajarea luării de inițiativă

Încurajarea inovației și a gândirii creative poate conduce la dezvoltarea unor soluții noi și mai eficiente pentru sarcinile de zi cu zi. Un mediu care promovează experimentarea și acceptarea eșecurilor ca parte a procesului de învățare este unul în care angajații vor găsi de unii singuri modalități prin care să își sporească productivitatea. 

• Colaborare și lucru în echipă

Facilitarea colaborării și a comunicării între angajați prin intermediul platformelor de lucru colaborative și a spațiilor de lucru deschise va îmbunătăți fluxul de informații și eficiența echipei. Membrii acesteia vor fi astfel stimulați să se ajute reciproc, iar colaborarea le va oferi atât un sentiment de siguranță, cât și o sursă suplimentară de inspirație. 

 

Prin abordarea cu atenție a tuturor provocărilor și implementarea de metode cu adevărat eficiente, organizațiile își pot îmbunătăți semnificativ productivitatea muncii și pot crea medii de lucru mai plăcute, deci mai motivante pentru angajați.

Creșterea productivității angajaților cu ajutorul programelor de training

Productivitatea nu este o abilitate, ci o stare, așa că se poate învăța și educa. Creșterea productivității angajaților cu ajutorul programelor de training este o strategie eficientă și de lungă durată pentru orice organizație. Aceste programe nu doar că îmbunătățesc abilitățile și cunoștințele angajaților, dar au și beneficiul de a crește motivația și angajamentul acestora pe termen lung.

Există mai multe tipuri de traininguri ce pot fi oferite angajaților:

1. Trainingul on-the-job, care se desfășoară în timpul activităților zilnice, adică angajații învață în contextul real al muncii lor, aplicând imediat noile cunoștințe;
2. Trainingul formal: cursuri sau seminarii organizate în afara locului de muncă și oferite de către experți în domeniu. Alte exemple de acest fel ar putea fi workshopurile sau seminariile, care facilitează schimbul de idei și experiențe, conducând la dezvoltarea abilităților participanților. 
3. Traininguri online: în privința acestora, oferta este deosebit de variată, astfel că angajații pot alege exact ceea ce simt că i-ar ajuta cel mai mult. Există o multitudine de cursuri online și de programe de e-learning, care au costuri reduse și prezintă, suplimentar, avantajul flexibilității, putând fi accesate de oriunde și oricând. 

 

Fiecare dintre aceste opțiuni de training poate avea diverse beneficii, precum:

• trainingul tehnic, specific domeniului de activitate, ajută angajații să își îmbunătățească abilitățile și să dobândească noi competențe, necesare pentru a-și desfășura activitatea mai eficient;
• trainingurile care se concentrează pe dezvoltarea personală, adică pe șlefuirea unor abilități precum cele de comunicare, gestionare a timpului și rezolvare a problemelor, care pot îmbunătăți performanța generală;
• în plus, dacă sunt continue, trainingurile asigură angajaților pregătirea necesară pentru schimbările tehnologice și de piață, făcându-i mai adaptabili și mai capabili să facă față unor noi provocări, indiferent care ar fi acestea;
• oferirea de oportunități de training transmite angajaților faptul că sunt valorizați și că organizația este interesată de dezvoltarea lor profesională. 

Un astfel de exemplu îl pot reprezenta cursurile de limbi străine, care pot ajuta un angajat să își desfășoare activitatea mai eficient, în timp ce își îndeplinește, poate, și un obiectiv personal. Avantajul pentru companii este că există cursuri personalizate de limba engleză și nu numai, în funcție de specificul departamentului și industriei din care fac parte angajații, pentru ca productivitatea să fie îmbunătățită într-un mod țintit.  

• trainingurile pot ajuta angajații să obțină claritate în ceea ce privește parcursul lor în carieră, motivându-i să își îmbunătățească performanțele pentru a avansa mai rapid;
• există și programe de training care încurajează gândirea creativă și inovativă și care pot conduce la soluții noi și eficiente pentru problemele de zi cu zi.

În plus, trainingurile contribuie la o pregătire uniformă a angajaților, care vor urma, astfel, aceleași proceduri și standarde, reducându-se semnificativ variațiile și erorile.

 

Foarte importantă pentru implementarea eficientă a programelor de training este evaluarea nevoilor reale de pregătire. Spre exemplu, înainte de a lua decizia de a solicita angajaților să parcurgă un curs pentru a învăța o limbă străină, este importantă evaluarea lingvistică a acestora. Pentru a îmbunătăți performanța angajaților și eficiența organizației, trebuie să cunoști foarte bine care sunt abilitățile și cunoștințele pe care angajații deja le au. Este posibil ca anumite competențe să existe, însă să aibă nevoie de dezvoltare, iar altele să lipsească, deci să fie necesară introducerea lor. Abordarea trebuie să țină cont de toți acești factori, pentru ca resursele cerute de procesul de îmbunătățire a productivității să fie alocate cât mai chibzuit.  

Importanța creșterii productivității muncii și optimizarea timpului pentru aceasta

Productivitatea muncii și optimizarea timpului sunt aspecte esențiale ale succesului pe termen lung, indiferent de organizație. Acestea influențează o gamă largă de indicatori: de la performanța financiară, până la competitivitate în piețele relevante și satisfacția angajaților. 

În primul rând, o productivitate crescută înseamnă mai multe sarcini, realizate într-un timp mai scurt, utilizând aceleași resurse, ceea ce se traduce în economii de costuri importante. Resursele financiare economisite pot fi reinvestite în dezvoltarea companiei, cum ar fi în inovare, cercetare și dezvoltare. Astfel, nu discutăm doar despre reducerea unor costuri, ci chiar despre creșterea veniturilor și a profitului. 

În al doilea rând, companiile cu o productivitate ridicată pot răspunde mai rapid la schimbările de pe piață și la cerințele clienților. Într-un astfel de context, angajații, la rândul lor, pot dedica suficient timp fiecărui client, pentru a se asigura că produsele și serviciile sunt de înaltă calitate, conform așteptărilor sau chiar deasupra lor.

Angajații care se simt productivi și eficienți sunt adesea mai mulțumiți de munca lor și mai motivați. În consecință, un mediu de lucru care încurajează productivitatea poate îmbunătăți moralul echipei și reduce numărul de persoane care părăsesc compania și trebuie să fie înlocuite. 

 

Optimizarea timpului pentru creșterea productivității

Timpul este o resursă limitată pentru noi toți. Utilizarea și gestionarea lui sunt parametri cheie pentru îndeplinirea cu succes a tuturor sarcinilor. Cum poate fi optimizat acesta?

1. 1. Prin planificare și organizare: identificarea sarcinilor critice și alocarea timpului necesar pentru îndeplinirea acestora este esențială pentru eficiență. O listă de sarcini zilnice poate contribui la o mai bună organizare și prioritizare a acestora.
   2. Prin automatizare și utilizarea tehnologiei: există instrumente software extrem de utile în gestionarea proiectelor și a timpului, pentru a urmări progresul și a coordona echipele. De asemenea, implementarea de soluții automatizate pentru sarcinile administrative și repetitive poate economisi timp și poate reduce erorile.
   3. Prin delegare eficientă: delegarea sarcinilor către cei mai potriviți membri ai echipei, în funcție de competențele și abilitățile fiecăruia, poate crește eficiența și productivitatea. Este foarte important, totodată, ca să fiecare membru să înțeleagă clar responsabilitățile pe care le are și termenul de îndeplinire.  
   4. Prin crearea unui mediu de lucru optim: asigurarea unui mediu de lucru ergonomic și confortabil este crucial pentru prevenirea disconfortului fizic și susținerea productivității. 

Un mediu de lucru sănătos și axat pe productivitate nu doar că sporește competitivitatea, dar contribuie și la dezvoltarea unei culturi organizaționale sănătoase și motivante. Prin implementarea unor strategii eficiente de gestionare a timpului, automatizare și formare profesională continuă, companiile pot îmbunătăți semnificativ performanța operațională, satisfacția angajaților și rezultatele financiare.

Măsuri pentru creșterea productivității muncii: funcționează beneficiile extrasalariale?

Beneficiile extrasalariale, cunoscute și sub denumirea de beneficii non-salariale, pot juca un rol semnificativ în creșterea productivității muncii. Acestea includ diverse forme de recompense și avantaje oferite angajaților, în plus față de salariul de bază, menite să motiveze și să susțină bunăstarea acestora. 

În ceea ce privește productivitatea, beneficiile extrasalariale pot contribui la creșterea acesteia în moduri variate, precum:

• Beneficiile care sprijină sănătatea fizică și mentală, cum ar fi abonamentele la săli de sport, asigurările medicale sau programele de consiliere contribuie la sănătatea fizică și psihică a angajaților. Este nevoie, în primul rând, de un corp sănătos și de o minte limpede pentru a putea fi productiv. 
• Programul flexibil sau posibilitatea de a lucra de la distanță pot duce la o productivitate crescută prin faptul că permit un echilibru real între viața profesională și cea personală. În plus, oferă angajaților un confort psihic, prin prisma faptului că știu că vor găsi înțelegere pentru rezolvarea unor probleme firești, ce ar putea apărea în mod neprevăzut. Tot din perspectiva flexibilității, o opțiune excelentă o reprezintă agile learning: este important ca procesul de învățare, deși obligatoriu, să țină cont într-o măsură cât mai mare de preferințele și nevoile individuale ale fiecărui angajat. 
• Activitățile de teambuilding și evenimentele de socializate contribuie la îmbunătățirea relațiilor între colegi și la crearea unui mediu de lucru sănătos, din care productivitatea nu poate lipsi.
• Din perspectiva angajatorului, oferirea tuturor acestor beneficii contribuie la retenția salariaților, reducând costurile asociate cu recrutarea și formarea de noi angajați. În plus, angajații existenți vor progresa, devenind tot mai bine pregătiți comparativ cu o persoană nouă, care trebuie să ia întregul proces de la zero. 

Studiile și rapoartele organizațiilor au arătat faptul că beneficiile extrasalariale pot avea un impact pozitiv semnificativ asupra productivității. Angajații care beneficiază de astfel de avantaje sunt adesea mai motivați, mai sănătoși și mai satisfăcuți de locul lor de muncă. Acest lucru se traduce printr-o eficiență crescută, o mai bună colaborare între colegi și o dorință mai mare de a contribui la succesul organizației.

Creșterea productivității este o dorință universală, indiferent dacă este vorba despre a obține mai mult la locul de muncă sau de a avea mai mult timp liber pentru pasiunile personale. Deși depășirea pragurilor stabilite poate părea dificilă, cu strategiile și abordările corecte este posibil nu doar să îți atingi, ci chiar să îți depășești obiectivele – fie ele personale, fie de business.